Manual de Usuario - Sistema de Marketing y Recordatorios CDA

🎯 Tabla de Contenidos

1. Introducción al Sistema
2. Acceso y Autenticación
3. Dashboard Principal
4. Gestión de Clientes
5. Gestión de Vehículos
6. Gestión de Documentos
7. Sistema de Notificaciones
8. Gestión de Promociones
9. Reportes y Analíticas
10. Configuración del Sistema
11. Buenas Prácticas
12. Preguntas Frecuentes
13. Soporte y Ayuda

🚀 Introducción al Sistema

¿Qué es el Sistema CDA?

El Sistema de Marketing y Recordatorios para Centros de Diagnóstico Automotriz (CDA) es una plataforma integral diseñada para automatizar y optimizar la gestión de clientes, vehículos, documentos y campañas de marketing en tu centro de diagnóstico automotriz.

Beneficio	Descripción	Impacto
🔄 Automatización	Recordatorios automáticos por correo	Ahorra 10+ horas semanales
📈 Incremento de ingresos	Clientes regresan oportunamente	+25% en renovaciones
🎯 Marketing efectivo	Promociones segmentadas	+40% en conversión
📊 Visibilidad total	Reportes en tiempo real	Mejor toma de decisiones

🔐 Acceso y Autenticación

📋 Requisitos de Acceso

• ✅ Usuario y contraseña proporcionados por el administrador
• ✅ Navegador web moderno (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
• ✅ Conexión a internet estable
• ✅ Correo electrónico válido para notificaciones

🔑 Inicio de Sesión

1. Abre tu navegador y visita la URL del sistema
2. Ingresa tus credenciales:
   • 📧 Correo electrónico
   • 🔒 Contraseña
3. Haz clic en "Iniciar Sesión"
4. Verifica tu identidad si se requiere autenticación de dos factores

🔄 Cambio de Contraseña

1. Ve a Mi Perfil → Configuración
2. Haz clic en Cambiar Contraseña
3. Ingresa contraseña actual
4. Establece nueva contraseña
5. Confirma nueva contraseña
6. Haz clic en Actualizar

📊 Dashboard Principal

El dashboard es tu centro de control principal, donde encontrarás información clave y acceso rápido a todas las funcionalidades.

Métrica	Descripción	Actualización
👥 Clientes Activos	Total de clientes registrados y activos	Tiempo real
🚗 Vehículos	Total de vehículos en el sistema	Tiempo real
✅ Documentos Vigentes	Documentos al día	Cada 10 minutos
⚠️ Por Vencer	Documentos que vencen en 30 días	Cada 10 minutos
📧 Notificaciones Enviadas	Total de correos enviados hoy	Tiempo real
🎯 Promociones Activas	Campañas en curso	Tiempo real

🗂️ Menú de Navegación

👥 Gestión de Clientes

La sección de clientes te permite gestionar toda la información de tus clientes de manera centralizada.

➕ Registro de Nuevo Cliente

📋 Información Adicional (Opcional)

• 📅 Fecha de nacimiento - Para promociones especiales
• 📍 Dirección - Ubicación física
• 🏢 Empresa - Si es cliente corporativo
• 📝 Notas - Observaciones importantes

🔄 Proceso de Registro

1. Ve a 👥 Clientes → ➕ Nuevo Cliente
2. Completa información básica
3. Agrega información adicional si aplica
4. Haz clic en 💾 Guardar Cliente
5. ✅ Verifica que los datos sean correctos

📂 Consulta y Búsqueda

🔍 Búsqueda Rápida

• Por nombre: Escribe el nombre del cliente
• Por documento: Ingresa número de identificación
• Por teléfono: Busca por número telefónico
• Por correo: Filtra por dirección email

🎯 Filtros Avanzados

• 📅 Fecha de registro: Rango de fechas
• 🏢 Tipo de cliente: Particular/Empresa
• 🚗 Con/Sin vehículos: Clientes con vehículos registrados
• 📄 Documentos: Con documentos vigentes/vencidos

🚗 Gestión de Vehículos

Gestiona el inventario de vehículos de tus clientes, incluyendo toda la información relevante para el seguimiento y mantenimiento.

➕ Registro de Nuevo Vehículo

📋 Información Técnica (Opcional)

• 🔢 Número de motor - Identificación del motor
• 🔢 VIN/Serie - Número de identificación vehicular
• 🛞 Kilometraje - Kilometraje actual
• ⚙️ Tipo de combustible - Gasolina, diésel, híbrido, eléctrico
• 📝 Notas técnicas - Observaciones especiales

🔄 Proceso de Registro

1. Ve a 🚗 Vehículos → ➕ Nuevo Vehículo
2. Selecciona el propietario del menú desplegable
3. Ingresa datos básicos del vehículo
4. Agrega información técnica si aplica
5. Haz clic en 💾 Guardar Vehículo
6. ✅ Verifica que los datos sean correctos

📄 Gestión de Documentos

Control centralizado de todos los documentos vehiculares, con alertas automáticas y seguimiento de vencimientos.

Estado	Descripción	Color
✅ Vigente	Documento al día	🟢 Verde
⚠️ Por Vencer	Vence en 1-30 días	🟡 Amarillo
❌ Vencido	Documento expirado	🔴 Rojo
🔄 En Trámite	En proceso de renovación	🔵 Azul

➕ Registro de Nuevo Documento

📋 Información Adicional

• 🏢 Entidad emisora - Quién expidió el documento
• 💰 Costo - Valor del documento
• 📝 Observaciones - Notas importantes
• 📎 Archivo adjunto - Escaneo del documento

📧 Sistema de Notificaciones

El sistema de notificaciones envía recordatorios automáticos a los clientes sobre vencimientos de documentos, promociones y comunicaciones importantes.

Tipo	Propósito	Frecuencia	Canal
📅 Recordatorios	Vencimientos de documentos	7, 3, 1, 0 día antes	Email
🎯 Promociones	Ofertas especiales	Según campaña	Email/SMS
📢 Comunicados	Información general	Eventual	Email
🎉 Felicitaciones	Cumpleaños, aniversarios	Anual	Email

📊 Plantillas de Notificación

📧 Plantillas Predefinidas

• 📅 7 días antes - Recordatorio preventivo
• 📅 3 días antes - Recordatorio urgente
• 📅 1 día antes - Último aviso previo
• 📅 Día 0 - Recordatorio el mismo día del vencimiento
• 🎯 Promoción especial - Ofertas personalizadas
• 📢 Comunicado general - Información importante

✏️ Personalización de Plantillas

1. Ve a 📧 Notificaciones → 📝 Plantillas
2. Selecciona plantilla a editar
3. Modifica asunto y contenido
4. Usa variables dinámicas: {nombre}, {placa}, {documento}
5. Previsualiza el resultado
6. Haz clic en 💾 Guardar Plantilla

🎯 Gestión de Promociones

Crea y gestiona campañas de marketing para incrementar la retención de clientes y atraer nuevos negocios.

Tipo	Descripción	Ejemplo
💰 Descuento	Reducción en precio	20% de descuento en SOAT
🎁 Regalo	Producto/servicio adicional	Revisión gratis con SOAT
🏃 Urgencia	Oferta por tiempo limitado	50% en RTM esta semana
🎉 Fidelización	Beneficio para clientes recurrentes	10% extra por ser cliente fiel

📊 Reportes y Analíticas

Accede a análisis detallados del rendimiento del sistema, comportamiento de clientes y efectividad de campañas.

📊 Tipos de Reportes

❓ Preguntas Frecuentes

🔐 Acceso y Seguridad

P: ¿Olvidé mi contraseña, cómo la recupero?

R: Haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?" en la pantalla de login, ingresa tu correo y sigue las instrucciones.

P: ¿Puedo acceder desde múltiples dispositivos?

R: Sí, puedes acceder desde cualquier dispositivo con internet. Solo un usuario por sesión.

P: ¿Qué tan seguro está el sistema?

R: Usamos encriptación SSL, contraseñas hasheadas y seguimos las mejores prácticas de seguridad.

👥 Clientes y Vehículos

P: ¿Puedo importar clientes masivamente?

R: Sí, usa la función de importación CSV desde el panel de clientes.

P: ¿Qué hago si un cliente tiene múltiples vehículos?

R: Registra cada vehículo por separado y asígnales al mismo cliente.

P: ¿Puedo cambiar un vehículo de propietario?

R: Sí, edita el vehículo y selecciona el nuevo propietario del menú desplegable.

📄 Documentos

P: ¿Cuántos días antes envía las notificaciones?

R: Por defecto: 7, 3, 1 día antes y día 0 (el mismo día del vencimiento). Puedes configurarlo en ajustes.

P: ¿Qué pasa si un documento ya venció?

R: El sistema lo marca como vencido y puedes enviar notificaciones especiales para renovación.

P: ¿Puedo agregar tipos de documentos personalizados?

R: Sí, en configuración puedes agregar nuevos tipos de documentos según tus necesidades.

📞 Soporte y Ayuda

Canal	Descripción	Tiempo de Respuesta
📧 Email	soporte@cda-colombia.com	2-4 horas
💬 Chat en vivo	Disponible en el sistema	2-5 minutos
📞 Teléfono	+57 1 XXX XXXX	Lunes a Viernes 8AM-6PM
🎫 Tickets	Portal de soporte	4-8 horas